总经理让秘书次日九点安排一个会议

：通知到每一个参会人员



，然后秘书自己也参加会议并做好服务
。

一段秘书的做法：发通知
。用电子邮件或微信发出会议通知，准备好会议用品
，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实。发出通知后，通过打电话或微信与需要参会的同志逐一落实
，确保每个人被及时通知到
。

三段秘书的做法
：重检查
。通知发出


，落实到人后


，第二天在会前30分钟提醒需要参会的人员及时参会
，并了解有没有变动，如有变动
，及时向总经理汇报
，保证总经理在会前知悉会议缺席情况


，也给总经理确定将缺席的人员是否必须参会留下时间
。

四段秘书的做法：勤准备
。发通知
，落实到人

，会前通知后
，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常
，并在会议室的门上贴上小条


：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法

：细准备。除以上任务完成以外
，还事先了解了这个会议的性质是什么，主要议题是什么

，然后给参会者发过去与这个议题有关的资料


，供他们参考。

六段秘书的做法

：做记录

。除完成以上任务以外
，还在会议过程中详细做好了会议记录。并在允许的情况下，做了一个录音备份。

七段秘书的做法
：发记录
。除完成以上任务以外，会后还整理好会议记录（录音）给总经理
。然后

，请示总经理是否发给参会人员，或其他人员
。

八段秘书的做法：定责任。除完成以上任务以外
，将会议上确定的各项任务一一落实到相关责任人
。然后
，经当事人确认后
，形成书面备忘录
。将备忘录交给总经理和当事人一人一份

，定期跟踪各项任务的完成情况

，并及时向总经理汇报。

九段秘书的做法：做流程。把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程把会议服务的结果做到九段


，形成不依赖于任何人的会议服务体系
。